Consejos para organizar reuniones

Las reuniones de trabajo son necesarias en cualquier empresa, pero muchas veces pueden convertirse en una pérdida de tiempo (ya lo he vivido).

Para ayudar un poco con la eficiencia Seth Godin propone algunos consejos bastante útiles (algunos los he puesto en práctica en el pasado) y que valdría la pena tomarlos en cuenta.

Aquí una traducción libre hecha por mí:

1. Entiende que no todos los problemas son iguales, entonces ¿por qué las reuniones deberían serlo? ¿acaso cada tema necesita de 1 hora? ¿por que hay una misma cantidad de tiempo para cada tema?

2. Agendar reuniones con incrementos de 5 minutos. Requiere que el organizador tenga una razón valida para necesitar más de 4 incrementos de tiempo para un determinado tema.

3. Preparación. Dale a las personas material para leer o hacer antes de la reunión, y si no lo han hecho sacarlos (sin miedo).

4. Retirar todas las sillas del salón de reuniones.

5. Si alguien llega tarde a la reunión tendrá que poner dinero para el café.

6. Traer un contador de tiempo para medir la duración de cada tema.

7. El organizador tiene que mandar un email a los asistentes con el resumen de la reunión y acciones a tomar. Esto debe hacerse inmediatamente terminada la reunión.

8. Crear un espacio público (puede ser una pizarra o una página web) donde los asistentes puedan calificar las reuniones y los organizadores en una escala del 1 al 5 para saber que tan efectivas son.

9. Si no vas a agregar nada útil a la reunión, retírate. Puedes leer el resumen después.

Fuente: Getting serious about your meeting problem

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